Le congrès 2022 de l’ACPRI sera notre premier événement hybride, ce qui signifie que les participants pourront y assister en personne ou en ligne! Mais qu’est-ce que cela signifie pour vous? Voici une explication des frais et un aperçu des activités.
L’ACPRI est ravie de pouvoir enfin tenir son congrès à Burnaby, en Colombie-Britannique, après avoir reporté son entente avec l’hôtel où elle avait réservé en 2019 pour l’événement de 2020. Cela dit, le conseil d’administration est conscient que certaines personnes ne sont peut-être pas prêtes à voyager ou capables de se déplacer dès cet automne et qu’il se peut que des établissements aient réduit leurs budgets ou imposé des restrictions quant aux déplacements. Nous nous sommes néanmoins engagés auprès de cet hôtel à dépenser un montant minimum en hébergement et en nourriture, et nos congrès virtuels ont montré qu’il n’y a rien de tel que de se rencontrer en personne pour créer des occasions de réseautage. Nous avons donc décidé d’encourager la participation en personne tout en permettant aux gens d’assister virtuellement à l’événement.
Le passage au format entièrement virtuel des deux dernières années nous a permis de réduire les frais d’inscription au congrès pour nos membres, mais cette année, les frais seront les mêmes peu importe la formule et reviennent à ce qu’ils étaient en 2018, soit 495 $ en préinscription et 595 $ pour les inscriptions régulières (consultez les Frais et modalités pour plus de détails). S’il peut sembler étrange d’appliquer le même tarif à la participation virtuelle qu’à la participation en personne, le fait est qu’il coûte plus cher de tenir un congrès hybride que d’organiser seulement un congrès en personne ou seulement un congrès virtuel, et que nous devons respecter nos engagements envers l’hôtel.
Pour nous assurer que les participants virtuels auront accès au même contenu de qualité, dont la totalité des discours inauguraux et des séances simultanées, nous avons investi dans du matériel audiovisuel supplémentaire pour pouvoir diffuser ces activités en direct. Nous utiliserons le Virtual Attendee Hub, la même plateforme Web/application que lors du congrès 2021, afin de permettre aux participants virtuels d’interagir et de réseauter de différentes façons, soit en posant des questions pendant les séances, en interagissant avec les commanditaires dans leurs kiosques virtuels, en prenant des rendez-vous pour organiser des rencontres Zoom avec d’autres congressistes et de bien d’autres moyens encore. De plus, l’enregistrement vidéo de chaque séance sera rapidement mis à la disposition de tous les participants au congrès, qui pourront le visionner à leur guise peu de temps après l’activité. Sur le plan des dépenses, il va de soi que les participants virtuels n’auront aucuns frais de déplacement et d’hébergement à débourser.
Nous espérons que vous serez nombreux à pouvoir venir nous voir en personne! Bien que nous sachions que les budgets des établissements ont été considérablement réduits, nous avons bon espoir que vous reconnaîtrez la valeur de ce voyage à Burnaby. Nous avons obtenu un excellent tarif de 149 $ + taxes/frais par nuit à l’hôtel où se déroulera le congrès. Les participants en personne auront accès à des ateliers précongrès gratuits (une exclusivité pour 2022), à un déjeuner/dîner offert sur place, à la réception du dimanche de la présidente ainsi qu’à l’activité sociale du lundi soir. Surveillez bien notre site Web pour plus de détails sur ces activités sociales. Les participants en personne profiteront également de la simplicité que confère la formule présentielle aux activités de réseautage avec les autres congressistes et les commanditaires ayant un kiosque sur place et pourront également interagir avec les participants virtuels en clavardant ou en organisant des rencontres Zoom au moyen du Attendee Hub. Nous prévoyons aussi d’organiser une visite locale optionnelle (moyennant un faible coût additionnel) le dimanche après-midi pour donner la chance à ceux qui se sont déplacés de découvrir quelques lieux d’intérêt de Burnaby.
Pour les membres qui préfèrent participer en personne mais ne peuvent le faire sans aide financière, l’ACPRI offre un nombre limité de subventions de voyage couvrant jusqu’à trois (3) nuits d’hébergement par personne à l’hôtel du congrès. Nous vous invitons à consulter le formulaire de demande de subvention de voyage pour plus de précisions.
Nous remercions nos commanditaires et nos membres d’avoir soutenu l’ACPRI au cours de deux dernières années alors que nous nous efforcions d’entretenir nos rapports en ligne. Nous avons appris beaucoup de choses et prévoyons d’appliquer ces nouvelles connaissances à l’amélioration des contacts pendant l’année, même si nous avons constaté que les échanges en personne sont très difficiles à remplacer. Nous avons très hâte de vous retrouver, en personne ou en ligne, à notre congrès 2022 et dans toutes les activités qui suivront.